Loading

Chuẩn bị không gian ngoài trời cho sự kiện

Có một sự kiện ngoài trời, đặc biệt vào mùa hè thực sự là rất hấp dẫn và lãng mạn. Không gian trong nhà đơn giản là không thể mô phỏng được hết vẻ đẹp của ánh sáng tự nhiên, thảm thực vật, hay những cơn gió thì thầm buổi tối.


OutdoorEventsWide

Nhưng thực tế của không gian ngoài trời cũng đặt ra nhiều thách thức, và những ảo tưởng có thể tan vỡ. Lỗi kĩ thuật, mưa, nhiệt độ không phù hợp, địa điểm bất tiện hoặc bẩn, bóng tối và tiếng ồn xung quanh có thể khiến cho sự kiện của bạn trở thành một kí ức không thể nào quên được, nhưng khôngphải theo hướng tích cực chút nào.


Mối quan tâm lớn nhất của tất cả: Thời tiết.


Mưa (hoặc sương) và dù thời tiết nóng hay lạnh thì cũng đều có thể trở thành tiềm năng phá hủy sự kiện của bạn, thậm chí ngay cả khi tất cả những chi tiết khác đã sẵn sàng đẩy đủ. Nếu bạn không có sự chuẩn bị gì cho thiên nhiên, kế hoạch cho sự kiện ngoài trời của bạn sẽ hoàn toàn trở thành phế liệu.


pic2

Bạn hoàn toàn nên lập kế hoạch cho một cái lều để thực phẩm dành cho bất kỳ một sự kiện nào và cũng cần dựng lều cho những sự kiện dài quá 45 phút. Thật không hợp lý chút nào khi để khách của bạn phải đứng ngoài nắng gió, dù thời tiết hôm ấy đẹp đến như thế nào, vẫn nên cho một nhà không gian lớn và ghế ngồi nếu như sự kiện của bạn không thể diễn ra nhanh được.


Ghế cho các sự kiện ngoài trời sẽ là bất tiện, lãng phí và tốn kém nếu chẳng may trời mưa, vậy nên hãy bỏ qua ghế gỗ có đệm nặng và cồng kềnh, chỉ cần ghế nhựa, chúng có thể dễ dàng di chuyển đồng thời không mấy ảnh hưởng bởi bụi bẩn hay nước mưa. Cũng tương tự như vậy với các lựa chọn về khăn trải bàn và thực phẩm, hãy chọn những thứ thân thiện và tiện dụng cho mọi hoàn cảnh thời tiết. Bởi vì dù có dự báo thời tiết thì bạn cũng sẽ chẳng lường hết được thiên nhiên sẽ xảy ra những điều gì cả!


Địa điểm có thể phá hủy hoặc làm nên một sự kiện.


12wiillowoaks_table_tent_lores

Một địa điểm đã quen với tổ chức các sự kiện ngoài trời sẽ giải quyết được cho bạn rất nhiều vấn đề, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không thể tự mình bắt đầu mọi thứ từ lần đầu tiên. Điều quan trọng nhất khi xem xét để lựa chọn địa điểm là tiện lợi cho khách hàng và việc cung cấp thực phẩm, cũng như các tiện nghi như nhà vệ sinh, nhà bếp đều đầy đủ, sạch sẽ.


Bố trí kiến trúc, sau đó bắt đầu nghĩ về những chi tiết phù hợp. Nếu như đó là một khu vực đã có sẵn chỗ ngồi, chi tiếu dành cho việc thuê ghế của bạn sẽ được đặt sang việc khác. Kiểm tra môi trường xung quanh, không vị khách nào lại muốn có một con nhện trên váy của họ cả.Đảm bảo hệ thống điện gọn gàng và an toàn. Chắc chắn rằng người quản lý và đầu bếp cũng như những phục vụ đã biết cách làm việc trong một sự kiện ngoài trời. Dựng các biển báo để khách biết được những địa điểm họ cần đến. Và cuối cùng, hãy dựng một sàn an toàn để bảo vệ cho những đôi giày của khách, đặc biệt khi sự kiện của bạn sẽ diễn ra những hoạt động khiêu vũ, nhảy múa.


Hãy thắp sáng lên!


Miami_events_outdoor

Nếu như sự kiện của bạn diễn ra vào buổi tối, thêm ánh đèn sân khấu và đèn nháy kết hợp với ngoại cảnh và nhớ cung cấp đèn đường cho khách mời của bạn đi từ chỗ để xe tới nơi tổ chức sự kiện hoặc đi tới nhà vệ sinh.


Để trang trí những chiếc đèn lồng treo trên cây hoặc dọc theo con đường dẫn tới sự kiện sẽ tạo nên một khung cảnh rất đẹp. Bạn cũng có thể sử dụng nến trong sự kiện nhưng tốt nhất là mỗi cây nến được đặt trong một chiếc cốc đỡ và người của bạn phải để mắt khắp nơi nếu không muốn chúng bị rơi xuống sàn hoặc vướng vào bất kỳ một vật bắt lửa nào đó.


Chắc chắn tất cả những gì họ nghe được là từ chính bạn!


Không phải đang nói tới bài phát biểu của bạn, mà nếu như sự kiện của bạn diễn ra gần nơi có những cái cũi với những con chó không ngừng sủa, thì có lẽ bạn nên lên kế hoạch tổ chức nó trong nhà hoặc một nơi nào đó khác. Những tiềng ồn khác, như một đường cao tốc gần đó, một công trường xây dựng hay là một sự kiện khác ngay gần kề cũng sẽ không mang lại hiệu quả cho sự kiện của bạn. Hãy tìm cách để sắp xếp âm nhạc trong sự kiện, dù trực tiếp hay gián tiếp, cũng phải đảm bảo nó không bị trộn lẫn hay chồng chéo với bất kỳ âm thanh nào khác, đây là sự kiện của bạn, và nó cần phải thu hút được tất cả những sự tập trung của khách hàng!


Luôn luôn có một kế hoạch B!


Chắc chắn cần phải đảm bảo rằng bạn có một kế hoạch dự phòng cho các tình huống có thể xảy ra. Nếu như những chiếc lều không đủ rộng. hoặc đột nhiên mưa xối xả, hoặc  cái nắng quá lớn không thể chịu đựng nổi, hãy ngừng việc bắt khách hàng của bạn phải đối mặt với những điều đó và di chuyển vào trong nhà. Nhưng đợi đã, hãy chắc rằng bạn có một không gian trong nhà sẵn sàng cho sự kiện đó.


Chuẩn bị cho tất cả những nhân viên, đầu bếp, người phục vụ biết được cách di chuyển đồ đạc và bàn ghế một cách nhanh chóng và an toàn nhất. Nếu như thời gian chờ đợi không thực nhanh chóng, hãy đảm bảo người chủ trì có thể sắp xếp vài trò tiêu khiển cho khách khứa. Không ai muốn di rời một sự kiện cả, nhưng nếu như điều đó là không thể tránh khỏi thì hãy chuẩn bị để sự di rời ấy có thể diễn ra tốt đẹp nhất có thể.


Sự kiện ngoài trời là một công việc rất đáng để tổ chức, nhưng cho đến phút cuối cùng hãy đảm bảo rằng bạn đã lên kế hoạch chi tiết cho mọi thứ để mọi người có một quãng thời gian hoàn hảo, kể cả chính bạn!


Nguồn: eventjuice.co.uk

Dịch: Nguyễn Anh